Wer als Selbstständiger eine Rechnung schreiben will, muss mehr beachten als nur Betrag und Leistung. Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug beim Kunden verweigern, was schnell zu Ärger mit Auftraggebern führt. Dieser Artikel zeigt alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, erklärt die neue E-Rechnungspflicht und benennt die Fehler, die selbst erfahrenen Selbstständigen regelmäßig unterlaufen.
Wichtiger Hinweis: Die Inhalte dieses Artikels dienen der allgemeinen Information. Steuer- und rechtliche Fragen zur Selbstständigkeit solltest du mit einem Steuerberater oder Rechtsanwalt klären.
Welche Pflichtangaben muss jede Rechnung enthalten?
Nach § 14 Umsatzsteuergesetz muss eine ordnungsgemäße Rechnung mindestens diese Angaben enthalten, vollständigen Name und Anschrift des leistenden Unternehmens sowie des Rechnungsempfängers, das Ausstellungsdatum, eine einmalige fortlaufende Rechnungsnummer, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Menge und Art der gelieferten Leistung, den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung sowie das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, und den anzuwendenden Steuersatz selbst. Fehlt auch nur eine dieser Angaben, kann das dem Kunden den Vorsteuerabzug kosten, selbst wenn die Rechnung inhaltlich völlig in Ordnung ist, ein Detail, das viele Selbstständige unterschätzen.
Bei Rechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Regeln, hier reichen Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuersatz in einer Summe. Wer regelmäßig kleinere Beträge abrechnet, etwa im Handwerk oder bei kurzen Beratungsleistungen, profitiert von dieser Erleichterung. Im Zweifel lohnt sich trotzdem die vollständige Rechnung, spätere Rückfragen kosten am Ende mehr Zeit als die zwei zusätzlichen Zeilen.
Was ändert sich für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG stellen ihre Rechnungen ohne ausgewiesene Umsatzsteuer, müssen aber trotzdem sämtliche Pflichtangaben nach § 14 UStG einhalten und zusätzlich einen Hinweis auf die Steuerbefreiung aufnehmen, etwa: "Gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Seit dem 1. Januar 2025 gelten außerdem neue Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung. Der Vorjahresumsatz darf höchstens 25.000 Euro betragen, im laufenden Jahr liegt die Grenze bei voraussichtlich 100.000 Euro (Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz, 2025). Wer diese Grenzen überschreitet, wird automatisch umsatzsteuerpflichtig, ab diesem Zeitpunkt muss Umsatzsteuer ausgewiesen werden, ohne Übergangsfrist und ohne Wahlmöglichkeit.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Selbstständige?
Seit 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen, etwa als ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei. Für die eigene Ausstellung solcher E-Rechnungen gelten Übergangsfristen, die je nach Unternehmensgröße gestaffelt sind, spätestens ab 2028 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich jedoch verpflichtend. Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail reicht dafür nicht aus, egal wie ordentlich sie aussieht, denn sie erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung im engeren Sinne nicht.
Wer schon jetzt auf E-Rechnungssoftware umstellt, erspart sich die hektische Last-Minute-Umstellung, die auf viele andere kurz vor der Frist zukommt. Viele Buchhaltungsprogramme bieten die entsprechenden Formate inzwischen standardmäßig an, häufig sogar ohne Aufpreis, weil die Softwarehersteller die Nachfrage durch die neue Rechtslage längst antizipiert haben.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen unterliegen der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres der Rechnungsstellung. Die Aufbewahrung muss GoBD-konform erfolgen, das heißt, elektronische Rechnungen müssen unveränderbar und maschinell auswertbar gespeichert werden, der klassische Ordner mit ausgedruckten E-Mails reicht dafür schon lange nicht mehr aus. Wer eine Betriebsprüfung durchläuft, muss die Belege innerhalb angemessener Frist vorlegen können, üblicherweise digital durchsuchbar und nicht nur als loses Konvolut.
Was passiert, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird?
Ohne vereinbartes Zahlungsziel gerät ein Schuldner automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, danach dürfen Verzugszinsen sowie eine Verzugspauschale von 40 Euro geltend gemacht werden. Wer als Selbstständiger regelmäßig mit Zahlungsverzögerungen kämpft, nennt das Zahlungsziel besser explizit auf der Rechnung, statt sich auf die gesetzliche Regelung zu verlassen. Eine klare Frist erleichtert später das Mahnverfahren erheblich.
Offene Rechnungen verjähren nach der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren, beginnend zum Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Wer eine Rechnung über längere Zeit liegen lässt, riskiert, dass die Forderung am Ende gar nicht mehr durchsetzbar ist, so berechtigt sie inhaltlich auch gewesen sein mag.
Welche Fehler passieren beim Rechnungschreiben am häufigsten?
Der Klassiker unter den Fehlern ist eine unvollständige oder doppelt vergebene Rechnungsnummer, sie wirft bei einer Betriebsprüfung fast garantiert Fragen auf, weil eine lückenlose Nummerierung erwartet wird. Fast ebenso oft fehlt bei Kleinunternehmer-Rechnungen der Hinweis auf § 19 UStG, oder das Leistungsdatum wird schlicht vergessen, obwohl es zu den Pflichtangaben zählt. Wer seine Rechnungen über eine Software statt über eine manuell gepflegte Excel-Vorlage erstellt, umgeht die meisten dieser Fehler quasi automatisch, weil die Pflichtfelder dort schon vorgegeben sind.
Wie korrigiere ich eine fehlerhafte Rechnung richtig?
Eine bereits verschickte Rechnung darf nicht einfach nachträglich verändert und erneut versendet werden, selbst wenn nur ein kleiner Tippfehler korrigiert werden soll. Stattdessen braucht es entweder eine Stornorechnung mit anschließender neuer, korrekter Rechnung, oder eine Rechnungskorrektur, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist. Wer einfach die alte Datei überschreibt und mit gleicher Nummer neu verschickt, verstößt gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, unangenehme Rückfragen bei der nächsten Prüfung sind dann fast programmiert.
Besonders bei Rechnungen an Geschäftskunden lohnt sich Sorgfalt, weil eine fehlerhafte Korrektur auch beim Kunden Buchhaltungsprobleme auslösen kann. In der Praxis hat sich bewährt, Korrekturen immer schriftlich zu begründen und im eigenen Buchhaltungssystem klar zu dokumentieren, welche Rechnung welche andere ersetzt oder ergänzt.
Häufige Fragen zum Thema Rechnung schreiben
Welche Angaben darf auf einer Rechnung nicht fehlen?
Pflicht sind unter anderem vollständige Namen und Anschriften, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsbeschreibung, Liefer- oder Leistungsdatum sowie Entgelt und Steuersatz.
Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen?
Nein, Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus, müssen aber einen entsprechenden Hinweis auf die Steuerbefreiung in die Rechnung aufnehmen.
Ab wann ist die E-Rechnung für mich verpflichtend?
Der Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich ist seit 2025 grundsätzlich vorgeschrieben. Für die eigene Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsfristen, spätestens ab 2028 wird die E-Rechnung verpflichtend.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beträgt zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Rechnungsstellung, elektronische Rechnungen müssen dabei GoBD-konform und unveränderbar gespeichert werden.