Die Bücher- und Warensendung bei DHL ist der günstigste Weg, ein Buch quer durch Deutschland zu schicken, und gleichzeitig der Versandweg mit den meisten Missverständnissen. Zwei Dinge haben sich in den vergangenen Jahren geändert: der Name und die Frage, wer sie überhaupt noch nutzen darf. Beides ist an vielen Stellen im Netz noch falsch beschrieben.
Was die Warensendung heute ist
Die Warensendung ist ein Briefprodukt der Deutschen Post für Waren und Drucksachen, kein Paketprodukt von DHL. Diese Unterscheidung klingt kleinlich, erklärt aber die meisten Eigenheiten. Weil es sich um einen Brief handelt, gibt es keine Sendungsverfolgung, keine Versicherung und keine Zustellung gegen Unterschrift.
Bis Oktober 2024 hieß das Produkt Bücher- und Warensendung, abgekürzt BüWa. Seitdem läuft es schlicht unter Warensendung, der alte Name hält sich aber hartnäckig und wird von der Post auch weiterhin verstanden. Wer heute nach der Bücher- und Warensendung sucht, meint dasselbe Produkt.
Hinein darf, was Ware oder Drucksache ist. Bücher, Kataloge, Broschüren, Zeitschriften, CDs, Kleidung, kleine Ersatzteile und Warenproben sind zulässig. Nicht erlaubt sind persönliche Mitteilungen jeder Art, also Briefe, Grußkarten oder handschriftliche Notizen. Ein Lieferschein oder eine Rechnung darf dagegen beiliegen, weil beides als Geschäftsdokument zur Ware gehört. Die Post behält sich das Recht vor, Sendungen zur Kontrolle zu öffnen, deshalb darf die Verpackung zwar verschlossen, aber nicht unwiderruflich versiegelt sein.
Preise, Maße und Gewichte
Die Warensendung gibt es in zwei Gewichtsstufen, und der Preisunterschied zwischen beiden ist gering. Bis 500 Gramm zahlst du 2,25 Euro, bis 1.000 Gramm sind es 2,55 Euro. Die Deutsche Post passt ihre Portotabelle regelmäßig an, wirf vor einem größeren Versand also einen Blick auf die aktuellen Werte.
Bei den Maßen gilt das Großbriefformat als Obergrenze. Die Sendung darf höchstens 35,3 Zentimeter lang, 25 Zentimeter breit und 5 Zentimeter hoch sein. Genau diese fünf Zentimeter sind die Hürde, an der die meisten Sendungen scheitern, denn ein gebundenes Hardcover mit Polsterung liegt schnell darüber. Ein Taschenbuch passt problemlos, zwei übereinander meistens nicht mehr.
Die Mindestmaße liegen bei 10 mal 7 Zentimetern, was in der Praxis nie ein Problem darstellt. Versendet wird ausschließlich innerhalb Deutschlands, für den internationalen Versand von Büchern gibt es andere Produkte.
Rechne mit einer Laufzeit von bis zu vier Werktagen. Die Warensendung wird nachrangig zu Briefen befördert, kommt also langsamer an als ein normaler Brief und deutlich langsamer als ein Paket. Wie sich das zu den regulären Paketlaufzeiten verhält, haben wir im Beitrag dazu beschrieben, wie lange DHL ausliefert.
Richtig beschriften und verpacken
Ohne die richtige Kennzeichnung wird die Sendung als normaler Brief behandelt und nachfrankiert, was den Empfänger Geld kostet. Schreib deshalb das Wort Warensendung deutlich lesbar oberhalb der Empfängeranschrift auf die Vorderseite. Die alte Abkürzung BüWa wird weiterhin akzeptiert, ausgeschrieben ist trotzdem die sichere Variante.
Die Frankierung erfolgt über Briefmarken oder über eine online erstellte Internetmarke. Beim Verpacken gilt Stabilität vor Sparsamkeit, denn ohne Versicherung trägst du das Risiko selbst. Ein Buch in einer Luftpolstertasche überlebt den Transport in aller Regel, ein Buch in einem gefalteten Papierbogen nicht.
Praktischer als Briefmarken ist für die meisten die Internetmarke. Du kaufst sie im Portal der Deutschen Post, wählst dort das Produkt Warensendung aus und druckst den Beleg auf einem normalen Bürodrucker. Der Vorteil liegt weniger im Preis, der identisch ist, als in der Adressierung, denn Absender und Empfänger stehen bereits maschinenlesbar auf dem Ausdruck. Wer ohne Drucker versendet, bekommt am Schalter dieselbe Leistung, muss dafür aber die Öffnungszeiten der Filiale einplanen.
Ein Detail, das gern vergessen wird, ist der Absender. Er gehört auf jede Sendung, weil unzustellbare Warensendungen sonst nicht zurückkommen und in der Verwertung landen. Bei einem Buch für zwei Euro Porto mag das verschmerzbar sein, bei einem vergriffenen Fachbuch nicht.
Was sich für Geschäftskunden geändert hat
Zum 1. Januar 2025 hat DHL die Bücher- und Warensendung für Geschäftskunden eingestellt, und das hat viele kleine Onlinehändler kalt erwischt. Wer gewerblich verkauft, kann das Produkt seitdem nicht mehr über einen Geschäftskundenvertrag buchen.
An seine Stelle ist das DHL Kleinpaket getreten. Es fasst mehr Volumen als die alte Warensendung, bietet eine Sendungsverfolgung und läuft über das Paketnetz statt über die Briefzustellung. Dafür liegt der Preis über dem der Warensendung, und die Konditionen hängen vom individuellen Vertrag und vom Sendungsaufkommen ab. Für Händler mit vielen Buchsendungen bedeutet das in der Regel höhere Stückkosten, im Gegenzug entfällt der häufigste Reklamationsgrund, weil sich jede Sendung jetzt nachverfolgen lässt.
Für Privatpersonen hat sich nichts geändert. Die Warensendung der Deutschen Post steht weiter zur Verfügung, du kaufst sie am Schalter, in der Filiale oder online als Internetmarke. Wer gelegentlich gebrauchte Bücher verkauft, nutzt sie also weiterhin genauso wie vorher.
Die Grenze zwischen privat und gewerblich verläuft dabei nicht am Portoschalter, sondern am Steuerrecht. Wer regelmäßig und mit Gewinnerzielungsabsicht verkauft, handelt gewerblich, unabhängig davon, welches Versandprodukt er bucht. Für den gelegentlichen Verkauf aus dem eigenen Regal spielt das keine Rolle.
Warensendung, Päckchen oder Kleinpaket
Die Warensendung gewinnt den Preisvergleich fast immer, verliert aber bei allem anderen. Drei Kriterien entscheiden darüber, ob sie die richtige Wahl ist.
- Der Warenwert ist das wichtigste Kriterium. Ohne Versicherung und ohne Nachverfolgung ist jede verlorene Sendung ein Totalverlust. Bis etwa 20 Euro Warenwert ist das vertretbar, darüber wird die Ersparnis von zwei Euro schnell zum schlechten Geschäft.
- Die Höhe der Sendung entscheidet über die Machbarkeit. Bei mehr als fünf Zentimetern führt kein Weg an einem Päckchen vorbei, egal wie leicht der Inhalt ist.
- Der Nachweisbedarf zählt besonders beim Verkauf über Plattformen. Ohne Sendungsverfolgung kannst du im Streitfall nicht belegen, dass du überhaupt versendet hast, und verlierst den Fall in aller Regel.
Das DHL Päckchen S kostet für Privatkunden rund vier Euro, fasst deutlich mehr und bringt eine Sendungsverfolgung mit. Der Aufpreis gegenüber der Warensendung liegt bei etwa anderthalb Euro. Wer ein Buch für 40 Euro verkauft hat, sollte diesen Aufpreis nicht sparen.
Bücher ins Ausland verschicken
Für den Versand über die deutsche Grenze hinaus gibt es keine Warensendung, und das überrascht viele beim ersten Auslandsverkauf. Das Produkt ist ausdrücklich auf Inlandssendungen beschränkt, egal wie leicht das Buch ist.
Innerhalb der EU ist das DHL Päckchen International die naheliegende Lösung. Es fasst bis zu zwei Kilogramm und kostet je nach Zielland ungefähr neun bis zwölf Euro, eine Sendungsverfolgung ist bis zur Grenze und in vielen Ländern auch darüber hinaus enthalten. Für ein einzelnes Taschenbuch steht dieser Preis in keinem Verhältnis zum Warenwert, bei mehreren Büchern in einer Sendung relativiert er sich.
Außerhalb der EU kommt die Zollinhaltserklärung dazu, die du beim Kauf des Versandscheins online ausfüllst. Bücher sind in vielen Ländern zollfrei oder niedrig besteuert, die Erklärung muss trotzdem vollständig sein, sonst bleibt die Sendung liegen. Trag den tatsächlichen Warenwert ein, denn eine zu niedrige Angabe ist eine Falschdeklaration und kein Trick.
Wer regelmäßig kleine Warensendungen ins Ausland schickt, sollte sich die Konditionen der Warenpost International ansehen. Sie richtet sich an Geschäftskunden, fasst bis zu einem Kilogramm und bietet in vielen Zielländern eine Nachverfolgung zu einem Preis, der deutlich unter dem Päckchen liegt. Für private Verkäufer ist sie nicht buchbar.
Wo die Warensendung an ihre Grenzen stößt
Drei Situationen führen regelmäßig zu Ärger, und alle drei lassen sich vorher vermeiden.
Die erste ist die Nachfrankierung beim Empfänger. Sie passiert, wenn die Kennzeichnung fehlt, das Format überschritten ist oder eine persönliche Mitteilung beiliegt. Der Empfänger bekommt dann eine Zahlungsaufforderung, was bei einem Verkauf über eine Plattform fast immer eine negative Bewertung nach sich zieht.
Die zweite ist der Verlust. Warensendungen gehen selten verloren, aber wenn es passiert, gibt es keine Entschädigung und keine Möglichkeit, den Weg der Sendung nachzuvollziehen. Eine Nachforschung ist mangels Sendungsnummer nicht möglich.
Die dritte betrifft Rücksendungen. Ein Retourenetikett gibt es für die Warensendung nicht, der Empfänger muss also selbst frankieren, wenn er etwas zurückschickt. Wer regelmäßig mit Rücksendungen rechnet, fährt mit einem Paketprodukt von Anfang an einfacher.
Häufige Fragen zur Bücher- und Warensendung
Gibt es die Bücher- und Warensendung noch?
Ja, für Privatkunden. Das Produkt heißt seit Oktober 2024 nur noch Warensendung und wird von der Deutschen Post angeboten. Für Geschäftskunden hat DHL es zum 1. Januar 2025 eingestellt und durch das DHL Kleinpaket ersetzt.
Was kostet eine Warensendung?
Bis 500 Gramm zahlst du 2,25 Euro, bis 1.000 Gramm 2,55 Euro. Die Preise werden von der Deutschen Post regelmäßig angepasst, ein kurzer Blick auf die aktuelle Portotabelle lohnt sich vor größeren Versandaktionen.
Darf ein Brief in der Warensendung liegen?
Nein. Persönliche Mitteilungen sind ausgeschlossen, dazu zählen auch Grußkarten und handschriftliche Notizen. Erlaubt sind ausschließlich Geschäftsdokumente zur Ware, also Rechnung, Lieferschein oder Garantiekarte.
Kann ich eine Warensendung verfolgen?
Nein, eine Sendungsverfolgung gibt es nicht, und aus demselben Grund ist auch keine Nachforschung möglich. Wer einen Nachweis über den Versand braucht, etwa beim Verkauf über eine Plattform, sollte ein Päckchen oder Paket wählen.
Kann ich eine Warensendung ins Ausland schicken?
Nein, das Produkt gilt ausschließlich für den Versand innerhalb Deutschlands. Für Bücher ins EU-Ausland nutzt du das DHL Päckchen International, das bis zwei Kilogramm fasst und je nach Zielland etwa neun bis zwölf Euro kostet. Außerhalb der EU kommt eine Zollinhaltserklärung dazu.
Wie hoch darf eine Warensendung sein?
Maximal fünf Zentimeter, bei Maßen von höchstens 35,3 mal 25 Zentimetern in Länge und Breite. Diese fünf Zentimeter sind die häufigste Ursache dafür, dass eine Sendung beim Empfänger nachfrankiert werden muss.