Was ist eine Proforma-Rechnung? Ein Dokument, das aussieht wie eine Rechnung, aber keine ist, weil es niemanden zur Zahlung auffordert und keinen Vorsteuerabzug erlaubt. Selbstständige brauchen sie trotzdem regelmäßig, vor allem beim Versand in Länder außerhalb der EU und bei Vorkasse. Genau dort passieren die Fehler, die später Ärger mit Zoll oder Finanzamt machen.
Wichtiger Hinweis: Die Inhalte dieses Artikels dienen der allgemeinen Information. Steuer- und rechtliche Fragen zur Selbstständigkeit solltest du mit einem Steuerberater oder Rechtsanwalt klären.
Proforma-Rechnung: Definition und Rechtsnatur
Eine Proforma-Rechnung ist ein Beleg „der Form halber“, der den Wert einer Ware oder Leistung dokumentiert, ohne eine Zahlungsforderung zu begründen. Sie ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, weil ihr die Abrechnungsfunktion fehlt (§ 14 Abs. 1 UStG). Je nach Einsatz ist sie rechtlich eine Wertangabe für den Zoll oder ein Angebot an den Kunden.
Für den Alltag heißt das, der Empfänger muss nichts bezahlen, nur weil eine Proforma-Rechnung in seinem Postfach liegt, und du buchst beim Versand noch keinen Umsatz. Die echte Rechnung nach Lieferung oder Leistung ersetzt sie nie, die kommt in jedem Fall hinterher.
Wofür du eine Proforma-Rechnung brauchst
Am häufigsten begegnet sie dir beim Export in Drittländer. Verschickst du Ware an einen Empfänger außerhalb der EU, etwa in die Schweiz, nach Großbritannien oder in die USA, verlangt der Zoll eine Wertangabe, auch wenn nichts verkauft wird. Das gilt für kostenlose Muster genauso wie für Ersatzteile aus der Gewährleistung, Messeware oder Leihgeräte. Die IHK weist ausdrücklich darauf hin, dass auch bei unentgeltlichen Sendungen der tatsächliche Marktwert anzugeben ist und eine Angabe von null Euro nicht akzeptiert wird (IHK Lahn-Dill, Export- und Proformarechnung).
Bei Vorkasse ist sie ebenso verbreitet. Ein Kunde will vor der Bestellung wissen, was ihn mit Versand, Zoll und Steuern genau erwartet, oder seine Einkaufsabteilung braucht einen Beleg für die interne Freigabe. Die Proforma-Rechnung zeigt ihm die Summe, die er überweisen soll, ohne dass du schon eine steuerlich wirksame Rechnung erstellst.
Gelegentlich dient sie als Platzhalter im Jahresabschluss, wenn eine erwartete Rechnung noch fehlt. Im Exportgeschäft verlangen Banken sie außerdem bei Akkreditiven, bevor sie Geld freigeben.
Diese Angaben gehören in eine Proforma-Rechnung
Gesetzliche Pflichtangaben gibt es nicht, weil die Proforma-Rechnung keine Rechnung im Sinne des UStG ist. Zoll und Kurierdienste erwarten aber einen festen Kanon, und wer davon abweicht, riskiert, dass das Paket an der Grenze liegen bleibt.
- Die deutliche Bezeichnung „Proforma-Rechnung“ oder „Proforma Invoice“ als Überschrift
- Name und Anschrift von Absender und Empfänger, bei abweichender Lieferadresse auch diese
- Eine eigene Nummer, die sich von deinem Rechnungsnummernkreis unterscheidet
- Datum sowie Liefer- oder Leistungsdatum
- Genaue Warenbezeichnung, Menge, Einzel- und Gesamtpreis
- Bei Exporten Zolltarifnummer, Ursprungsland, Gewicht, EORI-Nummer und Lieferbedingung nach Incoterms
- Der Grund der Sendung, etwa „Free sample, no commercial value“ oder „Warranty replacement“
- Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Für Auslandssendungen schreibst du sie auf Englisch oder in der Sprache des Ziellandes. Unterschrieben und in mehreren Exemplaren gehört sie außen ans Paket, weil Zoll und Kurier oft je eine Kopie behalten.
Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug bei Proforma-Rechnungen
Aus einer Proforma-Rechnung kann der Empfänger keine Vorsteuer ziehen, auch wenn darauf Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Für den Vorsteuerabzug braucht es eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG, und das ist die Proforma-Rechnung nicht. Erst die spätere Handelsrechnung oder eine korrekte Anzahlungsrechnung macht ihn möglich.
Als Aussteller trägst du dabei ein Risiko, das gern unterschätzt wird. Fehlt die klare Kennzeichnung als Proforma und steht Umsatzsteuer auf dem Dokument, kann das Finanzamt es wie eine echte Rechnung behandeln. Dann schuldest du die ausgewiesene Steuer nach § 14c UStG, auch wenn das Geschäft platzt. Die Überschrift „Proforma-Rechnung“ ganz oben ist deshalb dein wichtigster Schutz.
Die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen, die seit 2025 schrittweise greift, lässt Proforma-Rechnungen außen vor. PDF oder Papier bleiben hier erlaubt, denn rechtlich handelt es sich ja um keine Rechnung. Was eine echte Rechnung dagegen enthalten muss, erklärt der Ratgeber Rechnung schreiben als Selbstständiger: Pflichtangaben, E-Rechnung und häufige Fehler.
Praxisbeispiel: Musterversand in die Schweiz
Ein typischer Fall zeigt, wie eine Proforma-Rechnung im Alltag eines Selbstständigen aussieht. Eine Textildesignerin aus Freiburg schickt einem potenziellen Kunden in Zürich fünf Stoffmuster, die sie nicht berechnet. Weil die Schweiz nicht zur EU gehört, prüft der Schweizer Zoll die Sendung, und ohne Wertangabe bleibt das Paket liegen.
Die Proforma-Rechnung trägt oben die Überschrift „Proforma Invoice“ und den Vermerk „Free samples, no commercial value“. Darunter stehen Absender, Empfänger, Datum, eine Nummer wie PF-2026-014 und die fünf Muster mit Materialangabe, Menge und Wert. Als Wert setzt sie nicht null an, sondern die Herstellungskosten, etwa 4 Euro pro Muster, zusammen also 20 Euro. Dazu kommen Zolltarifnummer, Ursprungsland Deutschland, Gewicht und ihre EORI-Nummer, die jeder braucht, der Waren aus der EU ausführt, und die beim deutschen Zoll kostenlos zu beantragen ist.
Ob der Empfänger in der Schweiz Einfuhrabgaben zahlen muss, hängt vom Wert und von der Warenart ab. Kleinstbeträge erhebt der Schweizer Zoll in der Regel nicht, bei größeren Sendungen fällt die Schweizer Mehrwertsteuer an, die der Empfänger zahlt. Wer das vorher klärt und auf der Proforma-Rechnung die Lieferbedingung angibt, etwa DAP für „Empfänger zahlt Einfuhrabgaben“, erspart dem Kunden eine unangenehme Überraschung an der Haustür.
Für die eigene Buchhaltung passiert bei diesem Vorgang nichts. Die Designerin bucht keinen Umsatz, die Muster sind Werbeaufwand. Erst wenn der Kunde später bestellt, schreibt sie eine reguläre Rechnung, und weil es sich dann um eine Ausfuhrlieferung handelt, ist diese in Deutschland meist umsatzsteuerfrei, sofern der Ausfuhrnachweis vorliegt. Gerade dieser Nachweis hängt wieder an sauberen Begleitpapieren, und die Proforma-Rechnung vom ersten Mustervorgang ist dafür eine gute Vorlage.
Proforma-Rechnung oder Anzahlungsrechnung?
Eine Anzahlungsrechnung ist eine echte Rechnung über einen Teilbetrag, eine Proforma-Rechnung nicht, und dieser Unterschied hat Folgen für die Umsatzsteuer. Wer vor der Lieferung Geld sehen will, sollte deshalb bewusst wählen, welches Dokument er verschickt.
Bei einer Anzahlungsrechnung entsteht die Umsatzsteuer bereits mit dem Zahlungseingang, nicht erst mit der Leistung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Sie muss alle Pflichtangaben einer normalen Rechnung tragen, und der Kunde darf nach Zahlung die Vorsteuer ziehen. In der Schlussrechnung ziehst du die Anzahlung samt Steuer wieder ab.
Die Proforma-Rechnung kündigt dagegen nur an. Überweist der Kunde trotzdem darauf, ist das wirtschaftlich eine Anzahlung, und die Umsatzsteuer fällt mit dem Zahlungseingang an. Am saubersten ist es, nach dem Geldeingang sofort eine korrekte Anzahlungsrechnung hinterherzuschicken, dann haben Kunde und Finanzamt einen Beleg, mit dem sie arbeiten können.
Proforma-Rechnung erstellen: Vorlage, Software, Archiv
Für gelegentliche Proforma-Rechnungen reicht eine eigene Vorlage in Word oder einem Tabellenprogramm, die du von deiner normalen Rechnungsvorlage ableitest. Entscheidend ist, dass Überschrift und Nummernkreis sich klar unterscheiden und keine Zahlungsaufforderung wie „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ auftaucht. Speichere die Vorlage unter eigenem Namen, damit niemand sie versehentlich als echte Rechnung verschickt.
Wer regelmäßig exportiert oder mit Vorkasse arbeitet, ist mit einer Rechnungssoftware besser bedient. Gängige Programme für Selbstständige bieten Proforma-Rechnungen als eigenen Dokumenttyp an, der sich mit einem Klick in eine echte Rechnung oder Anzahlungsrechnung umwandeln lässt, ohne dass Daten doppelt eingegeben werden müssen. Das spart Zeit und verhindert Abweichungen zwischen Proforma und Handelsrechnung, die beim Zoll Fragen aufwerfen würden.
Aufbewahren solltest du Proforma-Rechnungen zusammen mit den übrigen Exportunterlagen. Als Teil der Geschäftskorrespondenz und als Beleg für Ausfuhrnachweise gelten für sie in der Regel dieselben Fristen wie für andere Buchungsunterlagen, also bis zu acht oder zehn Jahre.
Ein häufiger Fehler in der Praxis ist die Proforma-Rechnung, die nachträglich zur echten Rechnung umfunktioniert wird, indem man einfach die Überschrift ändert. Das geht schief, sobald die Nummer aus dem Proforma-Kreis stammt oder Pflichtangaben wie das Leistungsdatum fehlen. Das Finanzamt erkennt den Vorsteuerabzug aus einem solchen Dokument beim Kunden möglicherweise nicht an, und der Kunde wird eine korrigierte Rechnung verlangen. Sauberer ist es, die echte Rechnung als neues Dokument mit fortlaufender Rechnungsnummer zu erstellen und darin auf die Proforma-Rechnung zu verweisen. So bleibt die Verbindung beider Dokumente nachvollziehbar, und dein Rechnungsnummernkreis bleibt lückenlos, wie es das Umsatzsteuerrecht verlangt.
Für Dienstleister ohne Warenversand ist die Proforma-Rechnung übrigens selten nötig. Wer Beratung, Design oder Programmierung verkauft, schickt vor Projektbeginn besser ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung und für Vorauszahlungen eine Anzahlungsrechnung.
Und noch ein Hinweis für Onlinehändler, die über Plattformen in Drittländer verkaufen. Marktplätze und Versanddienstleister erzeugen Zolldokumente heute oft automatisch aus den Bestelldaten. Prüfe trotzdem, ob Warenbeschreibung und Wert korrekt übernommen werden, denn Fehler in diesen Angaben gehen zu deinen Lasten und nicht zu Lasten der Plattform. Eine Stichprobe bei jeder zehnten Sendung reicht meist, um systematische Fehler früh zu erkennen.
Häufige Fragen zur Proforma-Rechnung
Muss eine Proforma-Rechnung bezahlt werden?
Nein, eine Proforma-Rechnung begründet keine Zahlungspflicht. Sie informiert über den Wert einer Lieferung oder bereitet eine Vorkasse vor. Zahlen muss der Kunde erst auf Grundlage des Vertrags und einer echten Rechnung oder Anzahlungsrechnung.
Ist eine Proforma-Rechnung verbindlich?
Als Angebot kann sie verbindlich sein, wenn sie Preise und Konditionen enthält und der Kunde annimmt. Als Rechnung im steuerlichen Sinn ist sie nicht verbindlich, sie berechtigt weder zum Vorsteuerabzug noch löst sie einen Umsatz aus.
Braucht eine Proforma-Rechnung eine Rechnungsnummer?
Eine fortlaufende Rechnungsnummer im Sinne des UStG braucht sie nicht. Eine eigene Nummer mit Präfix wie „PF“ hilft aber, Proforma und spätere Rechnung zuzuordnen, ohne Lücken in deinen regulären Nummernkreis zu reißen.
Brauche ich eine Proforma-Rechnung bei Lieferungen innerhalb der EU?
In der Regel nicht, weil innerhalb des Binnenmarkts keine Zollabfertigung stattfindet. Bei Sendungen in Sondergebiete wie die Kanarischen Inseln, nach Helgoland oder in Drittländer wie Norwegen und die Schweiz verlangt der Zoll dagegen eine Wertangabe.
Was ist der Unterschied zwischen einer Proforma-Rechnung und einer Handelsrechnung?
Die Handelsrechnung ist die echte Rechnung über einen Verkauf, sie fordert zur Zahlung auf und begründet Umsatz und Vorsteuerabzug. Die Proforma-Rechnung dokumentiert nur den Wert, etwa für den Zoll oder eine Vorkasse, und hat keine dieser Rechtswirkungen.